Consulpyme: Solución especializada en la adecuación y formación de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

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La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal 15/1999, de 13 de Diciembre, impone una serie de obligaciones legales para aquellas personas físicas o jurídicas que posean ficheros con datos de carácter personal.

1. Inscripción de los Ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.

En contra de lo que habitualmente se cree, no se trata de enviar ningún fichero físico ni informático a la Agencia de Protección de Datos. Se trata de dar a conocer a este organismo el tipo de información que estamos tratando en nuestra empresa y su finalidad.

Posteriormente sus ficheros quedarán registrados en www.agpd.es y se podrán consultar los ficheros registrados por cualquier empresa.

2. Disponer del Documento de Seguridad.

El Responsable del Fichero está obligado a crear un Documento de Seguridad en el que se describa la forma en que se tratan los datos de carácter personal de la empresa, el personal que accede a los ficheros, qué medidas de seguridad se aplica para preservar esta información.

Este dossier debe permanecer actualizado y disponible en el puesto de trabajo.

3. Contratos con terceros y cláusulas legales.

La empresa debe de tener regulado los flujos de información que puedan darse de las relaciones comerciales o laborales con terceros. Esto sería posible firmando contratos de confidencialidad, encargados de tratamiento, etc.

Además, en las comunicaciones por correo electrónico, postal y faxes deben incluirse las cláusulas legales donde se dé al cliente la opción de ejercitar sus derechos (acceso, rectificación, cancelación y oposición).

4. Adoptar las medidas de técnicas y organizativas oportunas.

Dependiente del nivel de seguridad en el que nos encontremos (básico, medio o alto) estableceremos unas medidas de seguridad más o menos restrictivas para salvaguardar la información que disponemos.

El nivel de seguridad en el que se encuentre nuestra empresa lo determina el tipo de información que tratamos.

Nivel Básico: Datos identificativos como nombres, apellidos, direcciones de contacto, teléfono, etc.

Nivel Medio: Comisión de infracciones penales y administrativas, información de Hacienda Pública e información de servicios financieros.

Nivel Alto: Salud, religión, origen racial, afiliación política o sindical, creencias,...

5. Auditoría de Protección de Datos

Las empresas deberán auditar cada dos años su gestión de ficheros, donde se evalúe la adecuación de su sistema a la ley, identificación de las deficiencias y la propuesta de medidas correctoras.

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